O cancelamento extemporâneo de documentos fiscais é um recurso da SEFAZ para para contribuintes que necessitam cancelar documentos fiscais eletrônicos após o prazo estabelecido por lei (nomeadamente a NF-e, o CT-e e o CT-e OS). É um recurso vital para todas as empresas e a compreensão correta desse processo pode prevenir erros comuns que podem afetar a saúde financeira da sua organização.
Neste artigo vamos esclarecer o funcionamento do cancelamento extemporâneo, ajudando as empresas a evitar multas e manter a conformidade fiscal.
Definição:
O cancelamento extemporâneo é a anulação de uma nota fiscal realizada após o período legalmente permitido, que varia de acordo com o estado, mas geralmente é de 24 horas após a emissão da nota fiscal. Esse recurso é essencial para as empresas que, por qualquer motivo, não conseguem cancelar a nota fiscal dentro do prazo estabelecido.
Razões para o cancelamento:
- Inconsistências/erros nos dados: As inconsistências nos dados da nota fiscal são uma das principais razões para o cancelamento extemporâneo. Erros nos detalhes do produto, na descrição, no preço ou em qualquer outro campo relevante, até mesmo falhas no sistema de emissão de notas fiscais, erros humanos na entrada de dados etc. podem levar a necessidade de cancelamento da nota fiscal após o prazo legal.
- Cancelamento de venda: O cancelamento extemporâneo é aplicável quando a venda é cancelada pelo cliente. Isso pode ocorrer por vários motivos, como insatisfação com o produto ou serviço, entre outros.
- Direito de arrependimento do consumidor: O consumidor tem o direito de desistir de uma compra até sete dias úteis após o recebimento do produto ou serviço. Esse direito, garantido por lei, pode levar ao cancelamento extemporâneo da nota fiscal, caso o prazo de cancelamento da nota fiscal tenha expirado.
Elegibilidade para o cancelamento
É um recurso disponível para contribuintes que precisam anular o documento fiscal após passado o prazo legal: apenas o emissor do documento pode solicitar esse cancelamento.
Circunstâncias
Útil em situações de erros no preenchimento de documentos, que podem resultar em multas ou recusa de entrega se detectados pela fiscalização. Além disso, é aplicável quando o cliente, responsável pelo pagamento do frete, cancela a venda.
Processo
Primeiro, a empresa deve abrir um protocolo na SEFAZ do seu estado. A solicitação deve ser preenchida corretamente, incluindo a chave de acesso do documento a ser cancelado e um comprovante de que a ação não foi concluída. Uma taxa de serviços estaduais (TSE) pode ser aplicada, geralmente 1,5% do valor do documento, variando conforme a lei de cada estado. Após a confirmação do pagamento das taxas, a empresa pode proceder ao cancelamento do documento, que pode levar de 24 a 168 horas.
Impedimentos
Alguns obstáculos podem surgir durante o processo de cancelamento, como o prazo vencido para solicitação do evento, o início do transporte da carga, a emissão de um CT-e vinculado a uma NF-e, a alteração ou substituição do CT-e, ou a não conformidade com as normas do Manual de Orientações do Contribuinte (MOC) do CT-e.
Prazos
O período para cancelamento extemporâneo depende do documento em questão. Para a NF-e, o prazo padrão é de 24 horas, conforme a cláusula 12ª do AJUSTE SINIEF 07/05. No entanto, em circunstâncias excepcionais, os estados podem permitir solicitações de cancelamento fora do prazo.
- Exceções:
Apesar do prazo padrão ser 24 horas, existem exceções. Em Minas Gerais, o pedido de anulação pode ser feito entre 24 e 168 horas após a emissão da nota, caso contrário, deverá protocolar uma Denúncia Espontânea na Administração Fazendária de sua circunscrição. Em São Paulo, o pedido de cancelamento pode ser enviado à SEFAZ-SP até 480 horas após a autorização. No entanto, o emissor pode estar sujeito a penalidades e o documento só pode ser cancelado com a aprovação do Posto Fiscal de Vinculação.
Mato Grosso: 2 horas para cancelamento.
Rio Grande do Sul: 168 horas (7 dias corridos).
Rondônia: 720 horas (30 dias corridos).
Piauí: O cancelamento é de 1440 horas (60 dias corridos) a partir da autorização da emissão, caso o prazo seja extrapolado, o documento não poderá mais ser cancelado.
Paraná: Para o emitente desse Estado, o cancelamento da NF-e ocorre nas 168 horas (7 dias corridos), contadas no momento da autorização de uso.
- Casos particulares:
Ceará: A Instrução Normativa 58/2013 orienta o processo de cancelamento extemporâneo. Vale notar que cada CT-e emitido com erro só permite a emissão de um CT-e de anulação e um substituto.
Goiás: O prazo para o cancelamento da NF-e é de 24 horas, contadas a partir do momento de sua autorização. As instruções específicas de cancelamento estão no RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º.
Rio de Janeiro: A Resolução Sefaz 720/2014 guia o contribuinte, mais precisamente na Seção II – Do Cancelamento Extemporâneo. Após 24 horas para a autorização de cancelamento do documento fiscal, o interessado tem até 30 dias para cancelar a NFC-e.
São Paulo: O prazo máximo para o cancelamento extemporâneo de uma NF-e, conforme citado anteriormente, é de 480 horas. A Decisão Normativa CAT 02, de 10/09/2015 define as regras do cancelamento extemporâneo. Caso o contribuinte não cumpra as regras de cancelamento, ele pode pagar multas de até 10% do valor da operação.
Santa Catarina: O cancelamento da NF-e não poderá exceder o prazo de 24 horas a partir do momento da autorização de uso, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou prestação de serviço.
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